What´s in it for you?

Eller betydelsen av att alltid skapa impact i projekt.

Hör du till de som blir avvaktande, motsträvig eller entusiastisk när chefen eller maken sätter upp nya käcka mål för dig? Hur vi reagerar beror nästan alltid på hur väl vi ser vad just jag får ut av det. Ibland fattar vi direkt men lika ofta går vi därifrån förvirrade, sura eller helt enkelt inte bryr oss om vad personen just sa. För att målet inte var tillräckligt tydligt eller triggande. Tänk om vi skulle sluta med att titta blint på målen, och istället fokusera på vilken impact vi skapar med våra aktiviteter i projekt? Ny forskning visar nämligen att det ger mer tillbaka.

Vadå impact tänker du kanske nu. Ja, på svenska använder vi flera olika ord för att beskriva det jag menar: nytta, effekt, värde, hemtagning, nöjdhet… Vanliga exempel på impact är sånt som sparar tid, förenklar jobbet med mer effektiva verktyg, sparar pengar eller får andra att agera på olika saker. Det kan också vara sånt som gör att du slipper jobbiga saker, kan njuta av lyx och flärd eller får ordning och reda utan större ansträngning.

Impact kan sägas som den sammantagna och på något sätt mätbara känslan av tillfredsställelse hos den som berörs av min aktivitet. Istället för att bara titta på leverabler och siffror utgår man helt enkelt ifrån What´s in it for me, det som skapar värde för mig som gör att jag VILL engagera mig och gilla det du föreslår.

Vissa projekt ger mer värde på kortare tid

För alla som kommit i kontakt med Scrum, Design thinking, Lean och agila metoder är detta ingen nyhet. Det nya är ett forskningssamarbete mellan danska Aarhus universitet och Oxford university kunnat påvisa vilka direkta faktorer som ligger bakom vad projekt som anses ha lyckats har gemensamt. De flesta har dessutom gjort det på kortare tid och med högre impact för intressenterna. Konsultfirman Implement är delaktiga i forskningen och presenterar nu resultaten i form av en modell: Half time double impact.

Även om detta gäller professionella projekt går det allra mesta med enkla medel att överföra även till vår vanliga sura vardag. I studien har man hittat tre tydliga delar som alla lyckade projekt hade gemensamt: man satsade på att skapa impact som gav intressenterna mätbart värde snabbt, man lyckades skapa flow genom samlokalisering och god struktur, samt hade ett gott och engagerat ledarskap, både från beställare och projektledare.

Skapa impact i ditt projekt redan idag

Här ska vi titta på den första, impact, och hur du kan dra nytta av det redan idag. Tricket ligger i att skapa snabb impact som gör att både du och intressenterna blir lite gladare, direkt. 

Tänk på det du håller på med just nu, ett projekt, en utredning, en rekrytering eller vad det kan vara. Privat kanske du har ett förråd, ett skåp eller bokhylla som dignar under allsköns grejor, papper och böcker som du verkligen borde ta tag i. På jobbet har du förmodligen har du redan någon typ av mål eller ett business case, med mer eller mindre tydliga leverabler eller effekter att nå. Privat blir det snyggt och rent med lite bättre ordning. Fundera vidare på hur du till det skulle kunna bygga ett kompletterande Impact case.

–      Identifiera både vad som ger mest impact på affären i er verksamhet och vad som ger impact på beteenden. Vad skulle du kunna göra idag, som skapar värde eller nytta för någon av dina intressenter redan imorgon? Som får dem att ändra ett beteende, hur litet första steget än är?

–      Dela upp arbetet i många korta, snabba och kompakta delar som var och en ger impact framåt.

–      Jobba med prototyper och justera efterhand utifrån de svar ni får, gör om och testa igen.

–      Sätt KPIer på de typer av impact som ger mest värde och är mest kritiska. Dels kan du mäta via era system, hur många som besöker, klickar eller använder, dels ska du förbereda en pulsmätning att ställa ofta. Det är ett måste och inte så blodigt, ställ tre till fem enkla frågor som en temperaturmätning och få snabba svar.

–      Att högsta ledningen står bakom är förstås en förutsättning men om du ännu inte kommit dit, skyffla för all del där du kan. Ta det som egen KPI och gör något som skapar direkt impact för beställaren.

Bara att sätta igång alltså. Och nu hör jag hur du protesterar, tänker på alla tröghögar i din organisation som sätter käppar i hjulet, alla beslut som inte tas… Så så, om du är del av det finns det också något du kan påverka. Bara gör, någonting, idag! Om du inte kan göra på jobbet, börja hemma och låt energin sprida sig vidare sedan.

Microsoft mäter allt som impact

Om du behöver extra bränsle kan du ha med att fler och fler stora organisationer gått över till att mäta sin verksamhet utifrån impact. Ett exempel är Microsoft, som numera mäter allt utifrån vilken impact det ger för kunder, medarbetare eller andra intressenter, istället för att mäta antal aktiviteter som utförts. De har dessutom kopplat egna medarbetarmätningar direkt till Linkedin för att utveckla och behålla sina talanger istället för att rekrytera nya. Hur mäter ni impact?

Halleluja moments

Ett av mina gladaste ögonblick på jobbet var samma dag som vi släppte ett mycket komplext ärendehanteringssystem. Vi hade jobbat hårt under lång tid och vänt på varje sten. Systemet var kritiskt för all verksamhet och gick inte att portionera ut i delar. Alltså måste vi direkt vinna användarnas förtroende. Vi var ganska nervösa men allt verkade rulla på som det skulle, ett och annat lite hejarop kom också.

Efter lunch fick jag ett mejl från en av våra jurister, med rubriken: Till projektledaren.

”Vill bara säga tack. Jag har haft halleluja moments och gjort drag and drop, drag and drop med dokument, foton och mejl hela dagen. /Anna”

Just den funktionen var helt och hållet standard men det viktiga var vilken impact det faktiskt gjorde. Hon var helt enkelt superglad eftersom hon för första gången på många år kunde sköta sitt jobb som hon vill. Utan den väntan det gamla systemet drogs med, söka fram och få upp ärenden av alla slag direkt och dessutom snyggt presenterade.

Små cupcakes och stora kastruller

Idag vet jag att det är mycket bättre att börja med att göra en cupcake på prov, sedan baka en tårta och till sista stora bröllopstårtan. Oavsett vilken metod vi väljer och som är möjlig börjar mina projekt alltid hemma i mitt kök. Där lagar vi mat ihop, löser logistiken med kastruller, vispar och ugnar, trängs, pratar, skrattar och lär känna varandra. Får bevis på att det som i början verkar omöjligt, på bara några timmar blir till en kväll vi alla kommer att minnas och bära med oss, med impact som vi inte ens kunde ana. Goda relationer projekten igenom men även livslång vänskap.

Vad har ni som kan förtydliga What´s in it for me? Vad kan du göra idag som ger direkt impact för dina intressenter?

Och vad skulle jag kunna bistå dig med? Från en liten förstudie, till workshops med facilitering eller att driva hela projektet.

Ha en fin dag,

Maria

#impact #projecthalfdouble #projects #projectmanagement #projectplanning #microsoft #ärendehantering #motivation #engagemang #hr #withinreach